Volmachtregeling Vervoer Gooi en Vechtstreek BV

Het bestuur van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV

• gelet op het bepaalde in de artikelen 14 en 17 van de statuten van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV, waarin het bestuur is aangewezen om de vennootschap te besturen en te vertegenwoordigen met de mogelijkheid tot het aanstellen van functionarissen met een algemene of beperkte vertegenwoordigingsbevoegdheid;

• gelet op het bepaalde in artikel 18 ca. van de statuten van de Vervoer Gooi en Vechtstreek BV, dat deze algemene of beperkte vertegenwoordigingsbevoegdheid strekt tot zover de bevoegdheden van het bestuur niet onderhevig zijn aan een goedkeuringsbesluit of anderszins de instemming vragen van de algemene vergadering;

• gelet op het belang om de operationele leiding en de hierbij benodigde bestuursbevoegdheden zo dicht mogelijk te beleggen bij de dagelijkse uitvoering;

• gelet op het belang om zowel vanuit oogpunt van ondernemerschap als vanuit oogpunt van rechtmatigheid en doelmatigheid van de inzet van publieke middelen, het bestuur van de BV – zijnde de rechtspersoon Regio Gooi en Vechtstreek - via vooraf vastgestelde kaders en bandbreedtes de organisatie door een algemeen gevolmachtigde natuurlijk persoon wenst te beheersen en de vennootschap naar buiten toe wenst te vertegenwoordigen;

• dat de door het bestuur aangewezen algemeen gevolmachtigde namens het bestuur optreedt en er op toeziet dat de volmachtregeling en overige aanwijzingen worden nageleefd door de manager en de medewerkers in dienst van de Vervoer Gooi en Vechtstreek BV.

Besluit:

• 1. Vast te stellen de Volmachtregeling Vervoer Gooi en Vechtstreek BV nr. DOC-24008073 en het bijgevoegde bevoegdhedenregister met procuratieschema nr. 21.0000522, behorend bij de Volmachtregeling.

• 2. Als algemeen gevolmachtigde functionaris overeenkomstig artikelen 14 en 17 van de statuten van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV aan te wijzen mevrouw J.A.B. Agricola.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt een aantal begrippen gehanteerd, waaronder het volgende wordt verstaan:

• a. Volmacht: de bevoegdheid om de rechtspersoon te vertegenwoordigen bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ter uitvoering van daarop betrekking hebbende besluiten die door of namens het bestuur zijn genomen.

• b. Gevolmachtigde: degene die de volmacht ontvangt.

• c. Machtiging: de bevoegdheid om namens het bestuur handelingen te verrichten niet zijnde besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandelingen.

• d. Gemachtigde: degene die gemachtigd wordt.

• e. Bestuur: het bestuur van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV, bestaande uit de publiekrechtelijk rechtspersoon de Regio Gooi en Vechtstreek.

• f. Manager: de leidinggevende.

• g. Medewerker: natuurlijk persoon werkzaam bij de BV niet zijnde de manager van de BV.

• h. Bevoegdhedenregister: het register dat als bijlage nr. 20.0004352 is toegevoegd met daarin het overzicht van verleende volmachten en machtigingen.

• i. Procuratieschema: het schema waarin het bestuur bepaalt tot welke maximumbedragen en met welke vorm van autorisatie de gevolmachtigde tot handelen gerechtigd is.

• j. Secretaris van het bestuur van de BV: de bestuurssecretaris van de Regio Gooi en Vechtstreek.

Artikel 2 Algemeen

Bij de uitoefening van de bevoegdheden in volmacht dan wel via een machtiging wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, verordeningen, regelingen, besluiten, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, Rijks, Provinciale en Gemeentelijke wetgevers of andere instellingen in acht genomen.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid

De uitoefening van de bevoegdheden in volmacht dan wel via een machtiging vindt plaats in naam en onder verantwoordelijkheid van het Bestuur.

Artikel 4 Reikwijdte volmacht en machtiging; instructies en voorschriften

• 1. De verlening van een volmacht dan wel een machtiging geschiedt in de ruimste zin van het woord ter realisatie van de opgedragen taak.

• 2. De gevolmachtigde is bevoegd tot het verrichten van alle handelingen, die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding en de uitvoering van een door hem krachtens volmacht genomen besluit.

• 3. De uitoefening van de bevoegdheden geschiedt binnen de grenzen en met inachtneming van het ter zake geldende recht, specifiek met inachtneming van artikel 6 Boek 2 BW en bij of krachtens wettelijke regelingen of door het bestuur vastgestelde richtlijnen, beleidsregels, evenals de financiële afspraken die gelden op grond van de regeling voor de uitoefening van de opgedragen taak.

• 4. Een ieder aan wie op basis van dit besluit een volmacht of machtiging (of eventueel het recht van substitutie) is verleend past de algemene dan wel de specifieke instructie van het bestuur toe.

• 5. Het bestuur zorgt er voor dat de manager over de aan het bestuur bekende informatie beschikt die noodzakelijk is voor een correcte uitvoering van de bevoegdheden die in volmacht worden uitgevoerd. De manager zorgt er voor dat de personen aan wie hij opdracht of indien noodzakelijk een machtiging verleent, eveneens beschikt over de informatie bedoeld in de eerste volzin.

• 6. Waar een volmacht of een machtiging is verleend tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen ter uitvoering van een daarop betrekking hebbend bestuursbesluit, wordt onder de volmacht ook begrepen het bewaken van de uitvoering van die rechtshandeling, waartoe onder meer worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen tot nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden, met uitzondering van de beslissing tot het voeren van een rechtsgeding.

• 7. Een in volmacht te nemen besluit mag niet worden genomen, indien:

  • a. het besluit leidt tot afwijking van of aanvulling op het tot dan toe door het bestuur gevoerde beleid, dan wel indien er precedentwerking te verwachten is;

  • b. het besluit niet past binnen de daartoe bestemde budgetten dan wel er geen dekking is voor de financiële gevolgen van het besluit;

  • c. er persoonlijke betrokkenheid - waaronder tevens wordt verstaan belangen van familieleden van de gevolmachtigde - bestaat bij het te nemen besluit;

  • d. de financiële en/of andere gevolgen voor de BV niet volledig kunnen worden overzien.

Artikel 5 Ondertekening

In de ondertekening dient tot uitdrukking te worden gebracht, dat het besluit is genomen krachtens volmacht of machtiging. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:

“namens het bestuur van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV,

manager,

handtekening en naam”.

Artikel 6 Machtiging tot ondertekening

Aan de secretaris van het bestuur van de BV wordt machtiging verleend tot ondertekening van besluiten genomen door het bestuur. Dit dient uit het besluit te blijken. Hierbij wordt de volgende formulering aangehouden:

“Overeenkomstig het door het bestuur van Vervoer Regio Gooi en Vechtstreek BV genomen besluit,

de bestuurssecretaris,

en naam”.

Artikel 7 Het doorgeven van een volmacht

• 1. Indien en voor zover niet anders is aangegeven is het de gevolmachtigde toegestaan het recht van substitutie (doorgeven van volmacht in de vorm van een machtiging) aan andere functionarissen binnen de organisatie van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV te verlenen, tenzij dit uitdrukkelijk in het bevoegdhedenregister is uitgesloten. Op een doorgegeven volmacht zijn alle bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

• 2. Het doorgeven van de volmacht via een machtiging geschiedt bij schriftelijk besluit door de gevolmachtigde. De oorspronkelijk gevolmachtigde blijft verantwoordelijk voor de uitvoering van de doorgegeven bevoegdheden. Deze doorgegeven bevoegdheden worden, indien deze functioneel van structurele aard zijn, onder verantwoordelijkheid van de manager in het Handelsregister opgenomen.

• 3. Doorgegeven volmachten worden voorafgaande aan de effectuering en taaktoedeling met onderbouwing van de noodzaak ter instemming voorgelegd aan het bestuur.

Artikel 8 Informatie en overlegplicht

• 1. De gevolmachtigde of degene die in de plaats van de gevolmachtigde de (rechts)handeling verricht, stelt het bestuur in kennis van krachtens volmacht te nemen besluiten en/of te verrichten (rechts)handelingen waarvan kennisneming door het bestuur wenselijk is. Hier is in ieder geval sprake van indien:

  • a. de maatschappelijke, beleidsmatige, politieke, juridische of financiële omstandigheden daartoe aanleiding geven;

  • b. advies nodig is van anderen dan de gevolmachtigde of onder hem ressorterende medewerkers en het advies niet aansluit op het eigen standpunt van gevolmachtigde, dan wel niet tot dezelfde uitkomsten leidt;

  • c. de manager het noodzakelijk acht af te wijken van de door het bestuur vastgestelde kaders en het beleid.

• 2. De manager draagt zorg voor periodieke verslaglegging van de door hem in mandaat en onder zijn verantwoordelijkheid werkzame personen krachtens volmacht genomen besluiten en van krachtens volmacht verrichte rechtshandelingen via de reguliere planning en controlecyclus, een en ander in overleg met het bestuur.

Artikel 9 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Volmachtregeling Vervoer Gooi en Vechtstreek BV” .

Artikel 10 Inwerkintreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en opname in het handelsregister KvK.

Aldus vastgesteld door het bestuur van Vervoer Gooi en Vechtstreek BV, gevormd door de rechtspersoon Regio Gooi en Vechtstreek met als hiervoor aangewezen besluitvormend orgaan het dagelijks bestuur.

Bussum, 13 november 2024.

M. Van der Linden

secretaris

G.M. Van den Top

voorzitter